| Le dépouillement |
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Dépouillements et saisies depouillement@ardennesgenealogie.fr
« Le Dépouillement »
Préambule
Etant donné que les archives sont essentiellement rédigées de façon manuscrites dans une forme de rédaction différente à chaque époque et classées de façon chronologique, par commune dans chaque Département, l’analyse humaine du contenu est jusqu’à présent nécessaire pour établir des relevés permettant une recherche patronymique multicritère quelque soit l’événement ou la personne recherchée.. On appelle communément les personnes qui réalisent ces relevés, des « dépouilleurs » En dehors des multiples possibilités permises, surtout avec les moyens modernes à notre disposition, Relever des actes est une mission de sauvegarde de notre patrimoine commun puisqu’il permet à terme de ne plus avoir à manipuler les documents originaux qui peuvent ainsi plus facilement traverser les siècles, à l’abris de l’agressivité involontaire des chercheurs. Pour cette raison majeure, le dépouillement tel que nous le présentons est encouragé par les Services de Archives Nationale et par voie de conséquence autorisé par les services des Archives Départementales. Ce travail est à la portée de tous, il inscrit le généalogiste qui s’y adonne dans l’esprit fondamental de l’entraide et permet par le fait de donner de son temps d’honorer la cause généalogique dans son ensemble. Le résultat du travail quand il est partagé facilite grandement le travail de recherche des généalogistes. La mission du dépouilleur consiste à lire les registres anciens, en extraire systématiquement tous les éléments contenus dans les actes et les classer méthodiquement pour en permettre une exploitation généalogique la plus complète et la plus fiable possible. Il existe deux types de relevés. Le relevé exhaustif et le relevé simple. Le relevé exhaustif permet d’entrer dans la généalogie vivante de l’entourage de nos ancêtres et ceux qui le pratiquent en mesurent toute la richesse. Le relevé simple se contente de ne prélever dans un acte que les éléments essentiels (Date – Patronymes principaux – filiation) et il a une vocation de servir principalement d’indexation pour aller chercher une copie exacte du document original.(voir rubrique IndexArchives)
Nous parlerons ici du relevé exhaustif
Comment faire :
Il existe deux façons d’effectuer un dépouillement, soit à partir des documents, directement dans les dépôts d’archives, soit à partir de photographies d’actes réalisées dans ces différents dépôts, mises à disposition de personnes volontaires qui peuvent alors réaliser ce travail à domicile. Relever et dépouiller des actes de l’état civil ou les actes paroissiaux n’est pas une mission simple, elle nécessite un minimum d’entraînement à la lecture de l’écriture elle-même ainsi que des noms patronymiques et des noms de lieux. Le sens de l’observation recoupée et l’esprit d’analyse soucieux de la transcription fidèle sont les atouts majeurs. Le coté fastidieux de la tâche disparaît très rapidement au profit de l’intérêt trouvé instantanément dans la découverte de l’univers de nos ancêtres aux travers des actes quotidiens inscrits dans les registres. Une Naissance, la rencontre avec leurs compagne ou compagnon de vie, la vie professionnelle, leur place dans la société, Leur peine imaginée clairement lors de la déclaration d’un décès, surtout ceux des enfants, les liens communautaires relevés laissent facilement à penser que vous êtes dans le village et que vous échangez les informations locales et permettent de vous créer votre opinion en laissant s’exprimer vos sentiments.
Un certain nombre de personnes utilisent simplement un cahier où elles notent leurs relevés. Cependant des outils sont mis à votre disposition, il s’agit de fiches papier pré imprimées, une pour les Naissances/Baptêmes, une pour les Mariages, une pour les Décès. Ces fiches à la fois très simples et très complètes présentent l’avantage d’éviter d’oublier des informations involontairement mises de coté par la répétitivité de l’opération. Ce travail minutieux est l’étape indispensable pour que la phase suivante soit abordée :
« La saisie ».
Pour que les données prélevées par les dépouilleurs soient exploitables par le plus grand nombre de généalogiste, réalisant ainsi la finalité de la mission, il est nécessaire de saisir les informations recueillies par une méthode informatisée commune à l’ensemble des adhérents de l’association ainsi q’au plus grand nombre de généalogiste existants. Ardennes Généalogie a opté pour le logiciel Nimêgue de Gilles David. C’est un logiciel que tout internaute peut télécharger gratuitement, simple d’utilisation avec un minimum de pratique. La personne qui saisit appelée « saisisseur » n’a pas à déchiffrer les actes puisque le travail a été effectué par le dépouilleur, mais son travail est le maillon indispensable à la communication universelle du résultat. Une fois ce travail réalisé, par l’intermédiaire d’un autre logiciel compatible, l’association porte ces relevés sur la base de données « Expoactes » du site, elle peut aussi faire des tirages papiers à destinations des ayants droits Il existe des vidéos bien faites et compréhensibles sur internet pour l’utilisation de Nimêgue, mais nous avons réalisé pour ceux qui le pratiquent dans l’association, un petit guide d’accompagnement pas à pas qui est à la fois complet et suffisant.
Bien entendu le dépouilleur peut être le saisisseur, c’est d’ailleurs le plus souvent le cas ; Il existe ainsi des personnes qui dépouillent et saisissent directement sur Nimêgue, ce qui est plus long pour chaque acte, mais permet d’obtenir directement le résultat. En fait toutes les méthodes sont bonnes à partir du moment où le but est atteint.
Dans l’association, la personne en charge d’organiser cette activité est joignable par le mail direct : dépouillements@ardennesgenealogie.fr mais si vous voulez vous proposer, toutes les adresses mail de l’association sont bonnes et particulièrement l’adresse courante : contact@ardennesgenealogie.fr l’information interne circule bien et vite, le responsable intéressé sera informé quasi instantanément et entrera en contact avec vous. Si vous habitez dans le département des Ardennes et que vous souhaitez dépouiller une commune, cette personne vous indiquera lesquelles sont en cours et l’état d’avancement des travaux de façon à ce qui est fait ne le soit pas une seconde fois inutilement. Si vous habitez hors département des Ardennes et que vous êtes prêt à effectuer ce genre de travail, il peut alors vous être envoyé d’une façon où d’une autre une série de photographies d’actes de l’état civil que vous aurez indiqué ou celles d’une commune non commencée. Dans la mesure du possible, votre choix est respecté. Il est recherché également des personnes volontaires pour effectuer les saisies des dépouillements effectués manuellement. Là également, l’adresse directe reste saisie@ardennesgenealogie.fr et à défaut : contact@ardennesgenealogie.fr
Expliquez bien ce que vous voulez, et quels sont vos moyens de travail de façon à ce que nous puissions vous apporter un appui complémentaire personnalisé
Il est important de savoir que conformément aux statuts de notre association :
a) Les photos d’actes appartiennent en principe à l’association ou à celui qui les a fait.
b) Le travail résultant d’un dépouillement reste la propriété de celui qui l’a fait quelque soit l’origine des actes dépouillés. Il est néanmoins demandé aux dépouilleurs de mettre à la disposition de l’association le résultat de leurs travaux pour une durée minimum de cinq années, renouvelables. Un formulaire est prévu à cet effet. c) Le travail de saisie sur Nimègue reste un service rendu, il n’y a pas de transfert de propriété à ce niveau, il est donc demandé aux saisisseurs un accord de non divulgation des données confiées et de transférer directement à l’association le travail réalisé sans en garder copie.
Comme dit plus haut , le travail de dépouillement/saisie est appelé à figurer dans la base de données ExpoActe, présente sur le site de l’association et consultable gratuitement par tous les adhérents selon un décompte renouvelable
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